在大数据、云计算及人工智能等技术飞速发展的背景下，数字经济呈现出迅猛发展的态势，越来越多的传统产业开始数字化转型。在2023年10月召开的金融工作会议中，提到应该推动金融行业的高质量发展，走中国特色的金融发展道路。从服务国家经济发展的角度，银行需要重视数字金融的发展，做好档案数字化管理转型，借助先进的信息技术，满足信息化时代档案信息管理的新要求，实现档案的集中化、统一化管理，提升档案管理的有效性。

一、银行档案管理的内涵和意义  

档案是历史的真实凭证，是银行在金融活动中形成的，记录金融活动真实情况的依据，其属于确凿的真凭实据。银行档案在银行运作中发挥着重要作用，其具有业务量巨大、门类众多的特点，涉及面极其广泛，包含会计档案、文书档案、业务档案以及人事档案等，每一类档案都可以为银行提供相应的备查依据。银行档案管理工作包括档案生成、档案整理、档案存储、档案检索以及档案更新等，能够为档案信息的使用提供良好支撑。在合理应用档案的情况下，银行决策人员能够制定更加科学的管理决策，有助于工作效率的提高，也可以帮助银行降低工作成本，增加利润。

银行档案管理是银行运营管理的一个重要环节，其不单单涉及银行日常运营中的各种文件资料，还会对银行业务的安全性、合规性以及效率性等产生直接影响。

提高工作效率

良好的银行档案管理能够显著提高银行的工作效率。银行可以通过构建高效的档案管理流程及数字化管理系统，帮助员工快速查找所需信息，有效节约信息检索需要投入的时间和精力，推动整体工作效率的提高。银行档案信息的类别较多，涉及面广，对档案管理工作要求较高，需要银行方面高度重视档案管理，确保档案管理工作能够真正落实到位，以规范化的档案管理工作为支撑，减少信息丢失或者信息错乱引发的各种问题，提升银行整体运营的流畅性。

保障数据安全

对银行而言，数据安全是运营中需要关注的核心问题之一，银行各项业务都会涉及大量的交易数据和敏感信息，需要其做好数据安全管理，避免数据信息被泄露、丢失等问题。规范的档案管理可以保障银行内部数据信息的存储安全，加强数据访问权限控制，避免信息被泄露或篡改的情况，以此来维护客户利益以及银行的声誉。

实现合规运营

银行作为金融机构，在运营中需要自觉遵循相关法律法规以及监管政策的要求，如数据保存要求、数据管理要求以及数据安全要求等。以规范化的档案管理作为支撑，银行运营中的各项工作都可以很好满足合规性要求，帮助其提高业务活动的效率和效果，降低潜在的法律风险，实现银行的合规运营。

二、档案数字化管理转型的必要性

新发展环境下，数字经济发展速度不断加快，数据信息的重要性越发凸显，推动银行档案数字化管理转型，能够提升档案工作的有效性，实现档案管理和银行业务的融合发展。银行越发重视档案管理工作的数字化建设，并加快了与档案数字化相关的基础设施以及人员队伍建设。从银行角度分析，做好档案数字化管理转型工作十分必要。

1、顺应时代发展的要求   

信息化时代，银行档案工作越发强调信息化、开放化和智慧化，想要满足这些需求，银行方面需要利用信息技术手段，加速档案管理的数字化转型，将其纳入档案工作规划中，做好统筹管理。数字化技术带给各行业的冲击是巨大的，档案管理工作如果不能与数字化技术实现深度融合，就会影响档案数据的存储、管理、开发和应用，导致其成本的增加，无法很好地适应数字化时代发展的要求。以数字技术为支撑，可以实现档案的长期保存和科学管理。同时，通过档案管理数字化转型，可以为银行其他业务的数字化提供参考，帮助银行更好地适应数字化时代的发展要求。

2、档案便捷利用的要求   

档案数字化转型是银行档案管理工作发展的战略方向，能够将纸质档案转化为数字化档案，推动档案资源在网络平台的有效传输和流通，档案的检索、借阅等不会受到时间和空间的限制，可以提高档案利用的便捷性。从实践角度分析，以数字化档案管理系统为支撑，档案需求方能够快速检索档案资源，显著提高检索的效率。同时，档案管理人员可以借助大数据、云计算等信息技术，深度挖掘档案资源，开展全方位的对比分析，完成同类别资源的合理编制，将档案资源在银行决策与管理中的作用充分发挥出来。

3、银行档案数字化管理转型对策

在银行在推动档案工作数字化转型的过程中，取得了一定成果。例如，有不少银行已经将纸质档案转化为数字化档案，构建了相应的档案数据库以及数字化档案馆，也有部分银行推动档案数字化转型的同时，引入了智能化管理。与此同时，受整体环境、管理理念等因素的影响，银行档案数字化管理中依然存在不少亟待解决的问题，如数据库建设滞后、数字化管理转型能力薄弱以及转型战略规划不合理等，如果不能有效解决这些问题，银行档案数字化管理转型的效果就会受到很大影响。

对此，银行方面应该结合自身的实际情况，制定切实可行的档案管理方法，重新定位档案工作，引入先进的信息技术手段，加速档案数字化转型步伐，提高档案管理的质量和效率。1

1）完善档案数据库建设

银行档案数字化管理转型中，数字化管理系统是核心载体，能够提供档案信息录入、存储、查询以及更新等操作。基于此，银行需要立足档案管理的现实需求，做好数字化管理系统设计，完善档案数据库建设，增强系统中不同模块的联动能力，借助数字化档案管理平台，提供档案查阅登记、转入转出登记以及档案信息更新等功能，以此来提升档案管理的有效性。同时，银行方面应该从实际情况出发，优化数据存储结构以及档案管理业务，简化档案管理操作的流程和方式，提升档案管理质量。数据库是实现档案数字化管理转型的基础，做好档案数据库建设，可以真正实现数字化档案管理，更好地发挥档案的作用和价值。2

2）提高数字化管理转型的能力

银行应该切实提高自身的档案数字化转型能力，以更好地适应档案数字化转型的要求。应该明确档案数字化管理转型的核心是业务协同，主要目的是档案信息的集成共享，通过这样的方式，推动档案管理数字化顺利实现。从银行角度分析，提高数字化管理转型的能力，会对其发展战略的贯彻落实产生直接影响，其包含的内容较多，如数字化管理、运营及服务能力等。银行应该做好内部各部门数字化能力的分析评估，打造高素质数字化管理队伍，为档案管理工作的数字化转型提供良好支撑。

(1）强化部门业务协同。档案数字化管理转型与银行的整体运营密切相关，在实践中，银行需要高度重视，建立部门之间的业务协同机制，推动档案信息在部门间的有效流通和共享。在保障档案信息安全的前提下，提高档案利用的效果，将档案的作用和价值切实发挥出来。

(2）引入先进的技术手段。在银行档案管理工作中，应该积极引入先进的技术手段，创新档案管理的模式和方法，如利用大数据技术、云计算技术以及人工智能等，打造档案信息共享平台，以完善的基础设施配合规范化的工作流程，提高数字化档案资源的开发效率，进一步凸显档案管理工作在银行管理中的重要性。例如，银行可以利用物联网技术，以档案信息共享平台为载体，推动智能化设备的集成，优化档案管理相关机制，实现档案库管理的智能化，不断创新档案管理服务。

(3）做好档案资源管理。银行方面想要提高自身的档案数字化管理能力，必须切实做好档案资源管理，合理利用档案资源，以数据资产作为支撑，构筑完善的档案资源管理框架，借助先进的数据技术实现档案的智能化管理。3

3）保障数字化转型要素的供给

必须认识到银行档案数字化转型有着很强的复杂性和系统性，不可能一蹴而就，银行应充分重视，在推动数字化管理转型的过程中，保障相关要素的有效供给，包括人才要素、资金要素及资源要素等。

(1）人才要素供给。重视人才队伍建设工作，通过内部人才培养和外部人才引进相互结合的方式，提升人才队伍的专业素质。在实际操作中，一方面，银行应该定期做好对档案管理人员的培训工作，为档案管理人员提供继续教育、对外交流的机会，促进其专业能力和数字化素养的提高，以更好地胜任数字化档案管理工作。另一方面，可以从外部引入具备良好信息化素养的档案管理人才，打造专业的档案数字化人才队伍，为档案数字化管理转型提供相应的人才保障。

(2）资源要素供给。档案数字化管理的转型过程需要依托大量基础设施，对资金和资源的需求尤为显著。因而银行方面须确保资金和资源要素的充足供给，并依托科学、健全的资源与经费管理机制，保障数字化转型工作的顺畅推进。针对正在推进的关键项目，银行可考虑开辟绿色通道，提供专项经费支持，以确保项目圆满完成。4

4）完善数字化转型战略规划

银行方面应该完善档案数字化转型的战略规划，其不仅关系着数字化工作的实际效果，还关系银行的长远发展。数字化转型战略的制定要求充分考虑银行档案管理的实际情况，确保制定的战略规划切实可行。

总体战略。银行可以立足自身性质和档案工作的特点需求，制定总体战略，明确愿景目标和战略目标，为档案数字化管理转型工作的持续推进提供方向指引和目标支持。

业务战略。围绕战略目标和愿景目标，银行需要制定相应的档案部门战略地图，将目标转化为具体可执行的工作任务，明确档案数字化转型在不同阶段的实施情况，推动资源和需求的相互匹配。此外，必须构建全面的转型框架，涵盖战略、技术等多个维度，以促进数字化转型内容的持续优化。

支撑战略。支撑战略可以为业务战略的贯彻实施提供良好的支撑，包含档案数字化战略、档案信息资源管理战略、电子文件管理战略以及数字档案长期保存战略等。5

5）优化数字化档案转型机制

在推动档案数字化管理转型的过程中，银行应该切实做好顶层设计，围绕数字化转型战略的核心目标和战略要求，参考和借鉴国内外档案数字化转型取得的成果，优化和改进数字化档案转型机制，确保完善的制度体系作为保障，专业的信息技术手段和高素质的人才作为支撑，提高档案管理服务水平，完善相应的保障措施，以档案主管部门为核心，引导其他部门共同参与，将各部门在档案管理数字化转型中的价值发挥出来，找出档案管理工作存在的问题，分析问题的原因并找到有效的解决办法。银行也可以考虑寻求第三方机构的支持，如档案协会、行业协会等，发挥数字化技术在档案管理中的作用，推动档案数字化转型工作的顺利实施。6

6）加强档案信息安全防护

银行档案记载着银行金融业务活动以及客户的敏感信息，对于银行的运营管理有着重要作用，要求档案信息具备较高的安全性和私密性。因而银行在开展档案数字化管理转型工作时，应该完善相应的档案信息管理制度，推动档案管理的规范化，保障信息安全，避免信息被泄露、丢失等问题。

(1）完善数字化管理机制。银行需要制定完善可靠的数字化管理机制，安排专人负责档案管理，做到专人专岗，为不同层级管理人员设置不同的管理权限，确保在没有经过审批的情况下，不能随意查阅档案资料。

(2）定期做好审核工作。银行应该定期做好数字化档案的审核工作，更新落后信息，查阅异常记录，防范档案信息被泄露、篡改的问题。同时，进一步完善安全防护设施，借助防火墙、密钥等，推动档案数据库系统的持续优化升级，定期做好系统维护以及平台优化，借助多样化的技术手段，如浏览控制技术、权限控制技术、身份认证技术以及光盘加密技术等，保障档案信息的安全性和可靠性。

(3）建设数据备份中心。银行可以建设多个数据备份中心，定期做好档案数据的备份工作，以确保系统出现突发故障或者服务器损坏时，能够降低档案信息丢失、损毁的风险，保障数字化档案信息的安全。