我国高等教育已从精英化迈入普及化阶段，高校办学规模与学生数量均达历史新高。2025年6月，教育部发布的《2024年全国教育事业发展统计公报》显示，截至2024年，全国各种形式的高等教育在学总规模达4 846万人。每年产生数千万条有关学生个人状况、奖惩记录、学籍情况等的档案信息，共同构成高校学籍档案。高校学籍档案不仅是记录学生在校期间学习与成长轨迹的原始凭证，还是保障学生个人权益与维系高校社会公信力的重要基石。在数字化转型与国家“放管服”改革向纵深推进的背景下，社会对高校学籍档案的时效性、便捷性与权威性提出更高要求，传统的档案管理模式面临严峻挑战。高校档案部门已告别“管好一亩三分地”的传统时代，如何通过自我革新适应外部环境剧变，成为亟待解决的紧迫议题。

目前，双套制或多套制管理模式的弊病在数字时代被显著放大。管理冗余、存储成本高、版本不一致、权责边界模糊等问题，严重制约了档案信息的流转效率与利用价值。因此，本文拟论证并系统性建构高校学籍档案单套制管理模式，推动档案工作角色从被动的信息保管员向主动的数据资产建构者转变，并以此为基点，探讨高校学籍档案单套制管理模式可持续发展的内在动力与实现路径。

一、单套制管理模式与高校学籍档案管理的内在逻辑

  档案管理思维从备份到确证的范式演进

传统档案管理受物理载体特性影响，安全逻辑根植于备份思维。为防范火灾、水浸、盗窃等物理风险，制作多份副本并异地保存，曾被视为保障档案安全的重要方式。高校学籍档案的双套制管理模式便是备份思维的直接体现。备份思维的本质在于通过物理层面量的冗余弥补质的不足。然而，当档案的核心形态转变为数字信息，备份思维的内在矛盾与局限便显著凸显。数字副本的制作成本几乎为零，易被无限制复制、分发，进而引发“版本地狱”。多套档案并存时，一旦出现信息不一致，档案的权威性便会受到质疑。若存在两份内容相似的档案，当学生申请出具证明时，常陷入哪一份为原始凭证的认定困境，直接损害档案的凭证价值与高校的公信力。单套制管理模式正是对上述困境的回应，其背后蕴含的是确证思维。冯惠玲教授在双套制原有定义的基础上，将单套制阐释为只保存电子文件，此观点得到学界和业界的普遍认同。本质上，单套制的关注点从防物理丢失转向保逻辑真实，实现从数量保障到质量认证的跃升，这种思维的根本性演进，构成了单套制管理模式的哲学内核。

定位高校学籍档案为核心数据资产

长期以来，高校学籍档案常被视为沉睡的、仅供备查的历史记录，其管理工作也随之边缘化。单套制管理模式要求管理者彻底摒弃这一陈旧观念，将规范化、标准化的学籍档案明确界定为高校的核心数据资产。数据资产不同于普通信息，具备可量化、可追溯、可增值的经济与战略属性。将学籍档案视作高校最宝贵的“家底”，这一比喻恰如其分。学籍档案作为高校业务活动中产生的最原生、最权威、最连续的数据集合，其资产属性尤为突出。高校学籍档案不仅是学生获得社会认可的“身份通行证”，更是高校开展教育质量评估、优化人才培养方案、推进校友追踪服务、辅助校务决策的战略性信息资源。基于这一认知，对高校学籍档案采用单套制进行集中、权威的管理，如同将银行核心账本存入唯一金库，是实现核心数据资产保值、增值与高效利用的必然选择。单套制管理模式能让高校依托统一规范的数据基础，开展深层次的数据挖掘与智能分析，推动档案信息从备查资料转化为驱动高校管理现代化的决策资本。

二、高校学籍档案单套制管理模式的业务架构与运行机制

围绕唯一可信源的业务架构一体化重塑

单套制管理模式的技术实现，核心在于确立并维护唯一可信源这一信息系统领域的经典原则。这一原则强调组织内任一特定数据元素仅存在一个权威源头，供所有使用者参照。将该原则应用于高校学籍档案管理，意味着学生从入学到毕业离校的全生命周期内，其身份状况、学业完成情况、奖惩记录等所有相关信息，均需统一归集、存储和管理于单一、权威的档案信息系统。以往各部门按自身业务需求搭建“信息烟囱”，档案室事后被动接收纸质材料或零散数据的方式，在单套制管理模式下已不适用，业务架构重塑需前置到业务发生的源头。具体而言，高校需要建立以数字档案室（系统）为枢纽，贯穿招生、教务、学工、财务、后勤等多部门的一体化业务流程。例如，新生的电子照片录入招生系统时，就应符合档案规范并自动推送至档案系统形成初始档案；学生每学期的课程成绩经教务系统发布后，标准化数据应同步归档，而非等到毕业时才集中打印移交至档案部门；学生申请办理各类证明，应直接从档案系统的权威数据中生成相关信息，并加盖可信电子签章，从而形成从数据产生、归档到利用的无缝业务闭环。业务架构一体化重塑的本质，是将档案管理从业务流程的终点站转变为贯穿始终的质量控制中心，确保进入档案系统的数据都是在源头就经过校验的“正品”。

单套制管理模式运行的权责一体化机制设计

先进的业务架构需匹配高效的运行机制。单套制管理模式的推行，要求对高校内部传统的管理边界与权责分工进行深刻调整。这不仅是技术层面的升级，更是触及管理体系的改革。构建权责一体化的运行机制，是保障单套制管理模式行稳致远的关键。首先，档案部门要完成战略性角色转型，不应仅是单纯的保管员，而应成为高校学籍数据资产的治理者与架构师，负责制定全校的数据归档标准、监督业务流程的合规性、维护档案系统的安全，并提供专业的数据服务。其次，要明确各业务部门（如教务处、学生工作部）作为数据生产者的第一责任。各业务部门不仅要确保本部门业务系统内数据的准确性，还要保证数据在档案系统归档的规范性、及时性和完整性。再次，信息技术部门要承担技术赋能者的职责，为单套制管理模式运行提供稳定安全的软硬件环境，为数据在档案系统与其他校务系统间的流通提供安全流畅的通道。为确保权责一体化机制的有效运行，高校应由主管校领导牵头，组建涵盖档案、教务、学工、信息办等多部门负责人的档案工作领导小组，全方位、多角度的为单套制管理模式的规范运行保驾护航。

三、高校学籍档案单套制管理模式的安全性、延伸性与可持续性

档案全生命周期的安全性保障系统

单套制管理模式仅保留一套档案，安全性是该模式有效运行的核心前提。传统静态、被动的风险防范安全观已不适用于日益复杂多变的数字环境。因此，本文强调从档案全生命周期的安全性出发，保障高校学籍档案单套制管理模式的有效运行。高校学籍档案单套制管理模式不仅要确保其抵御外部攻击的能力，更要关注在遭遇攻击或故障后的快速响应与恢复能力。构建高校学籍档案全生命周期的安全性保障系统，需完善多层次纵深防御功能。在技术层面，除采取防火墙、入侵检测等常规网络安全措施外，还要严格落实数据加密存储与传输，建立容灾备份体系，即参照金融行业在信息系统灾难恢复方面的成熟规范，如《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》（GB/T 20988—2007），在同城设数据备份中心、在异地设灾难恢复中心，确保在地震、火灾等极端场景中数据可恢复、业务不停摆。在管理层面，要建立常态化的安全监控与审计机制，对所有数据访问和操作行为做好日志记录与异常分析。同时，定期组织网络安全攻防演练与应急预案演练，提升人员的实战能力。要明确风险客观存在，工作重心应从期望不出事转变为确保出事后能快速复原，树立动态、弹性的安全观，这是单套制管理模式能跨越时间限制，保持长期可用的根本保障。

档案价值延伸的法律巩固与智能增值路径

单套制管理模式的终极目标，不应止步于安全高效地“管好”档案，更需通过持续“用好”档案实现价值延伸，高校学籍档案价值延伸路径可遵循法律效力的巩固与智能增值的探索两大方向。在法律效力巩固方面，确保单套制电子学籍档案长期具备与纸质原件同等的法律凭证效力，是其价值延伸的核心基础。依据《中华人民共和国电子签名法》的相关规定，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。因此，高校需在档案生成和归档的关键节点，嵌入国家认可的第三方电子认证机构颁发的数字证书与时间戳，对电子档案进行固化和可信认证。例如，部分前沿实践利用区块链技术的去中心化、防篡改特性，为高校学籍档案的每一次变更操作都盖上一个不可篡改的时间戳，进一步强化其法律可信度。在智能增值探索方面，单套制管理模式形成的权威、规范、集中的数据资产库，为教育数据挖掘与人工智能应用提供了前所未有的机遇。例如，高校可对历届学生的课程成绩、选课行为、社团活动参与度等匿名化数据进行关联分析，构建精准的预测模型，用于评估专业培养方案的合理性，发现有学业困难风险的学生，为学生的个性化发展提供科学建议。让沉睡的档案数据“活”起来、“用”起来，通过智能分析反哺教学与管理，这既是单套制管理模式最具价值潜力的探索方向，也是其实现可持续发展的根本动力。

面向未来的专业能力与组织文化建设

先进的技术平台与完善的制度设计虽然是单套制管理模式成功的基础，但模式可持续性的核心终究取决于人的力量。再好的系统也需要人进行操作、维护，若人的能力与认知难以匹配系统要求，所有设计都可能沦为空中楼阁。因此，打造具备未来视野的专业团队，培育适配的组织文化，是单套制管理模式从建成走向长青的根本保障。一方面，要不断提高档案工作者的能力。传统档案工作“收、管、存、用”的单一技能已难以应对单套制管理模式的需求，未来高校档案工作者需向“数据策展人”与“信息治理师”的角色转型。这就要求高校档案工作者重构其知识体系，既要深化档案学理论根基，还要补充计算机科学、法学等跨学科知识，同时，要在实践中加强沟通能力和项目管理能力，以应对单套制管理模式下的跨部门协作任务。为推动高校档案工作者的角色转型，高校需制定持续性的职业发展与培训计划。通过拓展线上线下培训渠道、融合理论学习与实践操作，为高校档案工作者提供系统培训，全面提高其综合素质。另一方面，高校要注重组织文化建设活动，让参与学籍档案工作的全体教职员工都充分认识到数据规范录入、及时归档的重要性，推动其行为从被动的完成任务转向主动的共建资产，进而提升数据质量与运行效率。

文源：山西档案 2025（09）/作者：宋晓英

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