随着我国经济社会的发展，人们对档案信息的需求越来越大，对档案管理工作 的要求越来越高，如何开发档案资源中的有效信息，满足社会各界对档案信息的要求，更好地服务于社会，这就要求我们档案管理人员正确掌握档案利用工作的规律，极大地发挥档案信息服务于社会经济的作用。

一、目前基层档案利用工作存在的问题

（一）档案利用长期处于被动利用，主动开发利用档案服务严重不足，利用效率低下

长期以来基层档案管理都是人工管理，在利用中往往是利用者需要什么信 息，现场人工检索什么，由于基层单位的档案管理工作不是十分规范，而且很多有用的档案信息不是找不到就是缺乏必要的检索工具很难找到，效率很低。同时基层单位围绕单位工作需求，开展档案编研工作的能力严重不足，使得档案利用工作 长期处于被动服务，效率低下。

（二）档案基础管理工作不科学、不规范，限制了档案信息有效利用

档案工作的最终目标是为党和国家保存具有保存价值的档案和为社会各界 提供有效的档案信息资源，所以档案利用工作能否顺利开展也是检验整个单位档 案管理工作的重要指标。基层单位的档案工作在档案的收、管、用等方面的管理 都不是很规范，很多有用档案资料不是没有收集保存就是由于单位档案基础管理 工作薄弱，在整理和管理的过程中不规范、不科学，致使很多有用的信息无法为 利用者提供，限制了档案信息有效利用。

（三）档案开放工作滞后，制约了档案利用工作的开展

在现实工作中，基层档案馆（室）保存着大量的机密档案，这些档案在使用的过 程中应当严格执行档案保密规定，正是由于这些保密档案的存在，很多原本失去保密和一些保密期限到期的档案由于鉴定开放工作未能按期完成，使得这部分档案 难以为利用者提供利用，在一定程度上制约了档案工作的开展。

（四）档案管理利用系统建设落后，不能满足当今社会对档案信息利用的需求

档案利用工作要提高档案利用工作的效率，必须有先进的档案管理利用系统的支持，当前基层档案馆（室）档案数字化率低、管理系统功能不强，不能满足当今社会对档案信息的需求。

（五）档案工作人员业务能力不足，使得档案馆（室）信息不能得到很好的利用

基层单位的档案专职人员少，兼职多，档案业务能力不足，致使在档案利用 工作中不能很好发挥档案信息作用为利用者服务。

二、对做好基层档案利用工作的思考 

针对当前基层档案利用工作中存在的问题，应从如下几个方面进行改进。

（一）提高认识，不断提高档案人员业务水平

针对基层单位的档案人员专职人员少、兼职多、档案业务能力不足的问题，基层单位和档案主管部门要从政治上、工作上、生活上爱护关心基层单位的档案人员，认真倾听他们的呼声，切实帮助他们解决各种困难，使他们安心工作岗位，立足岗位成才。同时大力开展档案教育培训工作，不断提高基层单位档案人员的政 治素质和专业水平。对基层单位档案人员的培训内容，一是要与党的路线方针政策结合起来，增强档案人员队伍的政治意识和责任意识。二是要与国家有关档案工作的法律法规结合起来，增强基层单位档案人员的法治意识。三是要与业务规范结合起来，提高基层单位档案人员的业务技能。四是要与有关新知识、新技术结合起来，提高基层单位档案人员的业务素质。通过学习掌握与信息技术相关的新知识，提高应用新技术开展档案工作的能力，以适应当今社会的发展需要。

（二）加强档案基础业务工作，为档案利用工作提供坚强保证

档案收集工作是否齐全完整，整理是否系统规范，鉴定是否科学准确，保管是否安全有序等是档案利用工作的基础和保证。编制科学规范的各种检索工具，提高检索效率，推进档案数字化建设，采用先进的检索技术手段等是提高档案利用工作效率的有效途径。反之，档案利用工作能否顺利开展、利用效率是否提高，也是检验机关档案基础工作水平的依据，同时也能持续推动机关单位档案基础业务工作水平不断提升。

（三）档案利用工作是档案工作价值的重要体现，不断为档案工作提供新的目标和动力。

通过档案利用工作，才能充分实现档案的价值，使档案工作发挥应有的作用， 否则档案工作就失去了方向，甚至失去了存在的意义。同时，档案利用工作也是对档案工作最实际、最直接、最有效的宣传。通过单位和社会不断对机关档案信息的需求，不断完善机关档案工作的目标，为档案工作带来生机与活力。通过档案利用工作，能够扩大档案工作的社会影响力，争取社会各方面对档案工作的重视与支持。

（四）正确处理好档案的开放与保密关系

档案工作的目的是为党和国家永久 保存具有保存价值的档案和最大限度地满足利用者需求，为社会各项事业服务。如果将档案束之高阁，只管不用，就会失去档案的价值，难以发挥档案应有的作用。但应指出的是有些档案内容会涉及党和国家秘密，有些档案内容会涉及工作秘密、商业秘密、个人隐私等，因此，在提供档案利用过程中，要注意保守秘密，避免发生泄密行为，给党和国家，给当事人造成损害和损失。所以，在开展档案利用工作中，既要积极提供档案为社会各项工作服务，又要坚持保守秘密原则。凡是在一定范围内限制使用的档案，就应该严格遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，依法合理地提供利用。但同时也要按照中华人民共和国档案法》等有关规定，将保密期限已满的和可以公开的档案，经过鉴定开放程序，解除限制，并向社会开放，最大限度地为利用者提供利用服务。

（五）采用多种方式为利用者提供利用档案，确保档案实体的安全

档案信息的载体随着时间的推移会发生档案载体变色、发脆、磨损、霉蚀、字迹褪色等现象，为了最大限度地延长档案的寿命，在提供利用档案时，一般不提供原件。采用档案数字化图片、档案缩微品和其他复制形式的档案复制品提供利用， 既方便利用者，又最大限度地保护了档案原件。

总之，做好档案利用工作就是要在规范档案收集、整理、管理等工作的基础上， 熟悉档案馆（室）藏，了解利用需求，正确处理档案开放与保密的关系，利用先进的技术手段，满足社会各界对档案信息的需求。

文章来源：陕西档案

作者：马丽 （单位：中国建筑西北设计研究院有限公司）