National Comprehensive Archives
档案，是时光的印记，是知识的载体，更是高校文脉传承的核心密码。当传统档案管理撞上数字化浪潮，山西某学院一场历时一年的档案革新圆满落定。项目整合前沿技术与专业设备，构建起信息化、数智化、全周期保障的现代化档案管理体系——既完成设备的迭代升级，更坚守档案守护的初心，让尘封的档案焕发新生，为高校档案管理树立起全新标杆。
洞察痛点
2024年盛夏，一场行业交流的偶然契机，让山西某学院的智慧档案室建设需求浮出水面。彼时，高校档案管理正面临政策导向与现实困境的双重“考题”——“十四五”规划明确划定档案数字化、安全化的硬指标，而学院档案室仍沿用着十年前的手动密集架，简易除湿机难以调控适宜的存储环境，老化杂乱的线路更是暗藏安全隐患。
档案安全无小事，管理效率待破局。这不仅是山西某学院的烦恼，更是众多高校传统档案管理的通病。在深入座谈中，与学院教师共同拆解该校档案管理的现状，结合国家档案局的政策导向，精准锚定核心诉求：既要筑牢档案实体安全的“生命线”，又要打破人工管理的“效率天花板”。“以智能技术守护档案安全”的共识，让十防解决方案精准适配，既回应了学院对档案安全的迫切需求，又匹配了管理效率提升的实际期待，也为这场革新之路夯实了合作根基。
数智中枢：重构档案管理全流程
智慧档案室的核心亮点，在于打造一个全域感知、智能决策的数字化中枢。项目引入大数据可视化平台，将档案管理全流程纳入数字化管控：整合各类档案数据，通过动态可视化图表实时呈现档案存量、利用频次、库房环境等核心指标，真正实现“一屏观全局、一键管全程”的高效管控模式。
搭配智能密集架与智能无人库房自控管理一体机，档案存取实现自动化与无人化升级。档案管理员只需通过系统下达指令，智能密集架便会自动定位、平稳开合，彻底告别人工翻找的繁琐；而智能无人库房自控管理一体机的投入，更让库房管理进入自主运行模式——从信息预警、智能调控到环控联动，全程无需人工干预，让档案管理更高效、更精准。
环境智控：打造档案存储“宜居空间”
档案的长久留存，离不开稳定适宜的存储环境。此次建设聚焦档案保存的核心需求，配置一系列专业化环境优化设备，为档案“续命”护航。净化除酸型除湿加湿一体机与酸性气体空气净化机协同工作，既能精准调控库房温湿度，又能高效去除空气中的酸性气体、粉尘等有害物质，从源头杜绝档案霉变、老化、腐蚀等问题；壁挂式新风净化机持续输送洁净空气，搭配壁挂式健康防护一体机，构建起内外隔绝的洁净屏障。
这些设备并非孤立运行，而是通过智能控制系统形成联动网络，实时感知库房环境变化并自动调节，将温度、湿度、空气质量等指标稳定在档案保存的最佳区间，让每一份承载学院历史与学术成果的档案，都能在“宜居空间”中长久传承。
全域安防：筑牢档案安全屏障
档案的生命力在于长久保存，而安全是档案管理的底线。项目构建“人防+物防+技防”三位一体的安全体系，用科技为珍贵档案筑起“铜墙铁壁”。云多功能漏水报警器与无线漏水感知节点织就全方位监测网，哪怕是细微渗漏也能即时预警；环境超限监测报警器24小时“站岗”，一旦温湿度、气体浓度等指标异常，便自动触发响应机制。
物理防护层面，智能驱鼠器与智能移动水车构建基础防线，杜绝生物侵害与火灾隐患；技术防护层面，通过设备联动实现风险预判与快速处置，让档案实体安全与信息安全得到双重保障，真正做到“防患于未然”。
高效存取：解锁空间利用“密码”
面对日益增长的档案存量，如何在有限空间内实现高效存储？智能密集架的引入给出了最优解。该设备融合物联网技术与机械传动系统，通过红外感应、智能定位等功能，实现档案的一键存取与自动归位——不仅将库房空间利用率大幅提升，更彻底告别了传统密集架人工操作的繁琐与低效。
智慧档案感知节点与智能密集架深度联动，工作人员通过终端即可精准查询档案所在位置，系统还能自动规划最优存取路径，让原本需要数小时的检索整理工作，压缩至分钟级完成。这种人机协同的存取模式，既为档案管理人员“减负松绑”，又大幅提升了档案利用效率，让档案资源更快服务于教学科研与学院发展。
智慧档案，不止于存储
更在于智能守护与价值挖掘
从传统到智能，从粗放到精细，从被动保管到主动服务，山西某学院智慧档案室的建设之路，是档案管理数智化转型的生动实践。它印证了智慧档案建设的核心价值——让每一份档案都被妥善安放，让每一次利用都高效便捷，让档案承载的历史与智慧，在数智时代绽放更耀眼的光芒。
如果您的单位也在规划档案室升级或智能化建设，欢迎联系我们，共创智慧档案新未来！
