档案数据硬磁盘离线存储规范概述

▲ 规范发布背景

《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》（DA/T 75—2019）是由国家档案局于2019年3月4日发布，并于同年9月1日开始正式实施的一项重要规范。该规范详细阐述了利用硬磁盘进行档案数据离线存储的管理要求，旨在规范操作流程，确保数据的安全性和可靠性。在数字化时代，硬磁盘已成为档案管理部门进行离线存储的重要载体，其大容量、高速读写和通用性等特点使其在档案数据存储中占据不可或缺的地位。然而，在实际应用中，硬磁盘的离线存储也面临着一系列挑战，如工作流程的不规范、硬磁盘性能要求的模糊以及缺乏定期维护等。因此，《规范》的制定显得尤为重要，它为档案数据硬磁盘离线存储提供了科学的指导和标准，对于确保档案数据的安全与完整具有深远意义。

▲ 制定与实施过程

《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》在2014年被正式列入档案工作行业标准制订计划，这一任务由国家档案局档案科学技术研究所与浙江省档案局共同承担。在起草过程中，起草组深入查阅了众多文献资料及行业标准，并多次邀请档案行业与硬磁盘存储技术的专家们进行深入研讨。同时，他们还前往国内多家硬磁盘制造厂商的生产工厂进行实地调研，参考了档案馆的实际操作方法，并结合丰富的实践经验与实验结果，最终完成了《规范》的制定工作。

硬磁盘技术要求与检测

▲ 硬磁盘性能标准

《硬磁盘驱动器通用规范》（GB/T 12628—2008）详细规定了硬磁盘的技术标准、试验方法、检验规则等，是制定硬磁盘标准的基石。该规范主要适用于2.5英寸和3.5英寸的硬磁盘，其他规格的硬磁盘可参照执行。规范中明确指出了硬磁盘的可靠性要求，包括出错率、启停稳定性以及平均故障间隔时间（MTBF）。对于档案数据离线存储而言，硬磁盘的技术要求必须严格遵循《硬磁盘驱动器通用规范》。此外，还需考虑档案数据长期安全保存的需求、硬磁盘技术的发展状况以及市场采购便利性等因素。因此，《规范》进一步要求硬磁盘的磁头启停次数应达到30万次以上，平均故障间隔时间（MTBF）应不少于60万小时，且技术参数需高于通用规范的标准。

需要注意的是，《规范》中的MTBF并非指硬磁盘可以连续工作68年无故障，而是指在正常工作条件下，其年故障率约为1.5%。换句话说，每1000块硬磁盘中，平均每年大约会有15块出现故障。

▲ 检测内容与方法

在档案数据硬磁盘离线存储过程中，需要执行一系列的检测工作，以确保数据的安全与可用性。这些检测涵盖了数据与载体的多个方面，具体包括：

(1) 数据检测

安全性检测：利用专业的恶意代码扫描软件，如杀毒软件，对档案数据进行全面的安全扫描，确保数据无病毒、无恶意代码侵扰。

可用性检测：通过计算机自动与人工相结合的方式，对档案数据进行可用性验证。这包括自动批量打开、关闭文件操作，并结合人工抽检，确保数据能够正常读取、使用。

完整性检测：利用数字摘要技术对档案数据进行完整性校验。在数据写入硬磁盘前，计算每个文件的数字摘要并保存。之后，通过对比再次计算的数字摘要与之前保存的是否一致，来验证数据的完整性。

(2) 载体检测

载体检测则主要依赖于基于S.M.A.R.T.技术的硬磁盘检测软件。S.M.A.R.T.技术能够实时监控硬磁盘的状态，及时发现并报告潜在问题。通过检测，可以获取硬磁盘各组件（如磁头、盘片、马达等）的运行情况、历史记录等信息，为判断硬磁盘的健康状况提供依据。

此外，《规范》还明确规定了档案数据硬磁盘离线存储工作流程中的多个检测环节，包括档案数据写入前的安全性检测、写入后的数据与载体检测等。这些规定旨在确保每一环节的数据安全与质量，为档案数据的长期安全保存提供有力保障。

档案在移交接收时，必须对档案数据和存储载体进行全面检测，以确保数据与工作记录登记情况完全吻合。只有检测合格的硬磁盘才能被接收。而在档案的保管过程中，也需要定期对档案数据和存储载体进行检测，以发现并处理潜在问题。若检测发现异常但档案数据仍保持完整可用，应立即采取措施，如更换硬磁盘进行数据迁移，或利用其他套别的档案数据进行迁移。在数据迁移过程中，必须仔细核对相关档案数据，确保数据的一致性。一旦发现档案数据丢失或不可用，可以尝试进行数据恢复，恢复后需重新进行检测，确保数据质量。若恢复成功，则应进行数据迁移；若不选择恢复，也可直接使用其他套别的档案数据进行迁移。

维护与环境要求

▲ 定期维护措施

定期维护工作主要包括定期加电和定期检测。硬磁盘若长时间不加电，可能引发元器件故障或退磁，从而影响数据的稳定存储。通过定期加电，可以有效地保持数据的完整性。同时，定期检测能够及时发现档案数据和硬磁盘的异常状况，进而采取相应措施，确保档案数据的安全无虞。

然而，定期维护的周期并非越短越好。周期过短可能导致不必要的操作增加，同时也可能增加如错误操作、病毒感染等安全风险。另一方面，如果周期过长，则可能不利于档案数据的长期保存。结合档案管理工作实际和硬磁盘存储技术专家的意见，同时参考相关文献资料和标准规范，我们建议：加电周期宜设定为3个月，而检测周期则宜为2年。这样的建议旨在平衡数据的安全性与维护的工作量。

▲ 温湿度要求

《规范》在制定硬磁盘的保管环境温湿度要求时，参考了多项相关标准规范。其中，《硬磁盘驱动器通用规范》明确了硬磁盘在贮存和运输状态下的环境条件，包括温度和相对湿度的范围。同时，《磁性载体档案管理与保护规范》和《电子文件归档与电子档案管理规范》也对磁性载体的保管环境提出了具体要求，这些标准与《规范》在温湿度方面保持一致，且更为严格。因此，《规范》对于硬磁盘的保管环境温湿度的要求也遵循了这些标准，旨在确保档案数据的安全与稳定。具体要求详见《规范》第9.2.1节。

工作记录与管理

▲ 工作记录登记与流程

为加强档案数据硬磁盘离线存储的管理，应制定符合实际要求的工作文件，并确保及时准确填写。具体而言，应对档案数据写入硬磁盘的情况进行详细登记，填写《档案数据硬磁盘离线存储工作记录登记表》。同时，还需对硬磁盘的管理活动进行记录，填写《档案数据离线存储介质管理登记表》。在移交接收过程中，应履行必要的交接手续，并填写《档案数据硬磁盘离线存储移交接收登记表》。此外，对于数据迁移和销毁的情况，也应及时登记，分别填写《档案数据硬磁盘离线存储数据迁移登记表》和《档案数据硬磁盘离线存储销毁登记表》。